ファイルにパスワードを設定してデータを保護する方法

オフィスデータにカギ

Excel や Word、PowerPoint などのファイルには、関係者以外には秘密にしておきたいデータが含まれることがあります。
そんなときには、ファイルの暗号化をする、パスワード設定ができます。
パスワードの設定をすることで、ファイルが保護され、パスワードを知らない人は開く事ができなくなります。ここでは、Word を暗号化するパスワードを設定します。(※Excel PowerPointも同様です。)

【手順】
・リボン インターフェイスのファイルをクリックします。
・「文書の保護」をクリックし、プルダウン メニューから「パスワードを使用して暗号化 (E)」をクリックします。
・クリックすると「パスワード ボックス」があらわれます。
・パスワード ボックスにパスワードを入力し、「OK」をクリックします。
・パスワードの確認が求められるので、もう一度同じパスワードを入力し、「OK」をクリックします。これで文書が暗号化されました。
※暗号化された文書を開くとパスワード ダイアログ ボックスが表示され、パスワードの入力を求められます。正しいパスワードを入力して「OK」をクリックすると、文書が読み込まれます。

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メールにパスワード設定したデータを添付送信する時は、パスワードだけを別メールで送信して「セキュリティ」を担保してください。
(注:パスワードを添付データと同時に送信すると、解読される危険が高くなります)

また、PDFや写真(gif・jpegなど)を利用時に暗号化するには、Zipフォルダでパスワード保護する方法(Zipフォルダ内のファイルをパスワード保護)もお手軽です。
いずれの場合も、指定したパスワードを知らなければ、これらの文書ファイルや圧縮ファイル(Zipフォルダ)内のファイルを開くことができなくなります。

【独立行政法人 情報処理推進機構 (IPA)HP参照】